Şirketi temsil eden alan adına bağlı, premium özellikleri ile desteklenen, yüksek kotalı, işletme içinde kullanılan mail hesaplarının daha hızlı kesintisiz ve güvenilir şekilde yönetilmesi için optimize edilen mail servisine kurumsal mail hizmeti adı verilir.
İşletme içerisinde yer alan her bir adres için farklı bir mail kotası tanımlanır böylelikle mevcut disk kapasitesini en verimli şekilde kullanma imkanı sağlanır. Kurumsal mail hosting servisi ile 7 gün geriye dönük tüm mailler yedeklenir ve silinmesi gibi bir durumla karşılaşılmaz.
Hiçbir şekilde veri kaybı yaşamadan mailler geri yüklenebilir. Elektronik posta kullananların sayısının milyarları aştığı dikkate alındığında ortalama bir gelen kutusunda herhangi bir e-postanın göze çarpması oldukça zordur.
Ancak kurumsal e-posta adresi rekabetin ve kalabalığın dışında kalmaya yardım eder.
Kurumsal bir elektronik posta adresi firmanın ya da işletmenin çok daha profesyonel görünmesini sağlar. Çalışanlar gmail hesabı oluşturarak istedikleri her yere e-posta gönderebilir ancak kurumsal iş e-posta adresi müşteri gözünde her zaman profesyonelliğe ve ciddiyete neden olur.
Kurumsal e-posta adresi aynı zamanda markanın daha tanınır hale gelmesine yardımcı olur. Kurumsal mail hizmeti ile alınan e-posta adresinde alan adının yer alması hem markanın hem de web sitesinin tanıtılmasını sağlar, e-posta adresi marka ile ilişkilendirir.
Müşteride güven ve bağımlılığı arttıran kurumsal e-posta adresi çok daha fazla ciddiye alınmayı sağlar aynı zamanda güvenilirdir. Güvenilir olması sayesinde müşteriler iş yapmaya daha açık olur.
İşletmelerin yazışmaları özel e-posta iletişimlerine göre oldukça farklıdır, yaşanan spam sorunları ile veri işlemleri ciddi zararlar verebilir. Bundan dolayı zor duruma düşmekten kaçınmak gerekir.
E-posta servis sağlayıcıları iletişimini güvende tutabilmek adına kurumsal e posta hosting için daha gelişmiş güvenlik teknolojilerine sahiptir. Kurumsal mail hizmeti veren e-posta servisi şirketi temsil eden alan adına bağlı e-posta iletilerini ve ilişkili dosyaları farklı depolama kapasitesi ile kullanmaya izin verir.
Aynı zamanda kesintisiz altyapı ile hızlı şekilde işlem yapmayı sağlar ve e-postaları güvenilir sunucularda depolayarak çevrimiçi barındırma hizmeti sağlar.
Ücretsiz elektronik posta ya da herhangi bir firma tarafından sunulan elektronik posta servisinin aksine gelişmiş kurumsal elektronik posta yönetimi çözümleri ile çalışma imkanı sağlanır ve birçok avantaj sunar. Kurumsal mail hizmeti güçlü özelliklere sahiptir;
Kurumsal mail hizmeti içerisinde bulunan gelişmiş spam ve virüs koruma özelliği e-posta hesabını en verimli şekilde kullanmaya imkan sağlar. Gereksiz maillerin hesapta yer kaplamasını ve virüslü maillerin gelmesini engellemek için ilk olarak gelen her maili spam filtresinden geçirir.
Güncel filtreler kişinin belirlediği kurallar ve gelişmiş anti-spam servisi ile e-postaları güvenceye alır. Outlook ve benzeri mail programları ile uyum özelliği mail hesaplarını Android mail, Apple mail ve thunderbird gibi popüler mail uygulamaları üzerinden kurma ve yönetme imkanı sağlar.
Aynı zamanda kurumsal mail hesapları kullanılmakta olan tüm mobil cihazlara kurulabilir böylelikle ofis dışında dahi her yerden mail okuma ve mail gönderme işlemi organize bir şekilde gerçekleşir.
Posta merkezi üzerinden tüm mail hesapları web sitesinden yönetilebilir çünkü posta merkezi bir web mail hizmetidir.
Mail adresi ve şifre ile giriş yapıldıktan sonra posta merkezi üzerinden mailler okunabilir ve mail gönderimi yapılabilir. Kurumsal e posta servisi disk kapasitesi kapsamında oluşturulmak istenen mail hesaplarına farklı limitler tanımlar.
Böylelikle mevcut disk alanı en verimli şekilde kullanılarak karlılık arttırılır. İşletmeler ve firmalar için mail hesapları oldukça büyük öneme sahiptir yaşanacak herhangi bir kesinti ya da yavaşlama ciddi maddi zararlar yaşanmasına neden olur.
Bu yüzden kurumsal mail hizmeti ile işletme içerisinde kullanılan tüm e-posta hesaplarını güvenli ve kesintisiz yönetme imkanı sağlanır ve iş süreçleri sorunsuz takip edilir.
Kullanılan her e-posta hesabı için farklı bir kotaya ihtiyaç duyulabilir, yoğun kullanılan önemli olan mail hesaplarına çok daha yüksek disk alanı gerekirken az kullanılan e-posta hesapları için daha az disk alanı gerekir.
Dinamik ve esnek kota özelliği kapsamında istenen mail hesabına ihtiyaç kadar kota tanımlaması yapılır ve böylelikle disk alanı verimli şekilde kullanılır. DNS ve ücretsiz taşıma desteği özelliği taşıma sırasında oluşabilecek aksaklık ya da veri kaybının önüne geçer.
E-posta hesabında alan adı kullanımının birçok avantajı vardır;
Kurumsal mail hizmeti almak için öncelikle kurumsal e-posta adresi seçimi yapılır. Birçok kullanıcı Gmail aracılığı ile e-posta hesabı kullanır bunun nedeni kullanıcı dostu ve hoş görünümlü e-posta istemcisi olmasıdır.
Ancak Outlook ya da Google ne kadar iyi olursa olsun birçok insan tarafından kullanılması özgünlük kavramını ortadan kaldırır. Bundan dolayı marka adına karşılık gelen eşsiz bir alan adına ihtiyaç duyulur. @ işaretinin hemen ardından gelen ve işletme adını içeren bir e-posta önemli ayırt edici özelliğe sahiptir.
Birçok insan çeşitli nedenlerden dolayı birden fazla elektronik posta hesabı kullanır ancak bu hesapların büyük bölümü iş için uygun değildir, kişisel ve sosyal yaşam için tercih edilir.
İş için kullanılan e-posta adresinde isim ve soy isim kullanmak her zaman çok iyi bir fikir olarak tercih edilir. Dünya nüfusu dikkate alındığında benzersiz bir e-posta adresine ya da isme sahip olma şansı oldukça düşüktür.
Bu yüzden ücretsiz elektronik posta araçları alternatif olarak sayılar içeren otomatikleştirilmiş seçenekler sunmaktadır. Ama bu seçenekler genel olarak kullanıcılara güven vermez aynı şekilde noktalama işaretleri ve simgelerde güven konusunda sıkıntıya neden olur.
Ayrıca rakam ya da simgelerin hatırlanması zordur ve büyük şirketler başta olmak üzere birçok işletmede spam filtresine takılır. Tüm bunları dikkate alarak numara ve simgelerden kaçınmak ancak mecbur kalınması halinde sadece bir harf ya da tek bir noktalama işareti kullanmak önemlidir.
İşyerindeki pozisyonun elektronik posta adresine konulması kişinin belli becerilere sahip olduğunu gösterir. Ama alıcı için bu bilgilerin çok fazla önemi yoktur bilgiler e-posta ismi yerine e-posta imzası olarak kullanılmalıdır.
İnsanlar artık işlerinin büyük bölümünü mobil cihazlar üzerindeki küçük ekranlardan yürütür ve bundan dolayı genellikle adresler yanlış yazılır. Bu durum yine karşılaşmamak için e-posta adresinin kolay okunması ve çok fazla açıklama gerektirmemesi önemlidir.
Kurumsal e-posta hizmeti içerisinde alınan e-posta adresinde profesyonel olmayan her şeyden kaçınmak gerekir. Cinsel yönelim, yaş, din, ırk gibi atıflarda bulunulmaz, kişisel kimlik ile profesyonel kimlik arasında büyük ölçüde fark olabilir ancak ikisi arasında net bir çizgi olmalı.
E-posta adresinde tam isim kullanılmasının herhangi bir zorunluluğu yoktur en yaygın kullanılan isim tercih edilmelidir. Kurumsal mail hizmeti bir kurumsal e-posta hesabı kullanmak her işletme için bir zorunluluktur.
Profesyonel bir görünüm oluşturmasının yanı sıra aynı zamanda birçok fayda sağlar. En önemlisi potansiyel müşteriler açısından güveni arttırır. Elektronik postada şirket isminin olmaması spam olarak işaretlenmei olasılığını yükseltir. Adresi gören hangi firmadan geldiğini fark eder ve böylelikle marka bilinirliği artar.
Kurumsal e-posta barındırma hizmeti, e-posta sunucularına çalıştıran bir barındırma hizmeti olarak tanınır. Barındırma hizmet sağlayıcılarının birçoğu Yahoo ve Gmail gibi web istemcileri ile birlikte gelmeyen premium hizmet sunar.
Bu yüzden web istemcilerinden farklıdır ve ücretlidir. En iyi e-posta servis sağlayıcısını belirlemeye çalışırken dikkat edilmesi gereken unsurlar vardır. Bunlardan bazıları şu şekildedir;
Kullanıcıların e-posta adreslerini firma web sitelerine uyacak şekilde özelleştirilebilir anlamına gelen özel alanlar standart bir e-posta adresinden çok daha profesyonel göründüğünden dolayı insanlar açısında daha güvenilirdir.
Farklı güvenlik özellikleri sağlamak için ücretsiz e-posta istemcileri bir dizi 3. taraf hizmeti kullanmaya eğilimlidir. Buna rağmen birçok e-posta barındırma hizmetinde güvenlik özellikleri yerleşik olarak yer alır.
Bu özellikler; e-posta şifreleme, iki faktörlü kimlik doğrulama, virüs koruması ve spam filtreleridir. Ücretsiz e-posta servisinin birçoğu belli bir düzeyde depolama alanı sağlar.
Önemli mesajları arşivlemek için bol miktarda e-posta depolama alanına ihtiyaç duyulur. Kurumsal e posta almak için izlenmesi gereken adımlar şu şekildedir;
Web ajansları süreci takip eder, e-posta servisinde oluşabilecek her türlü aksaklığı anında müdahale eder böylelikle e-posta alın ya da göndereyim işlemlerinde sorun yaşanmasının önüne geçer.
Kurumsal mail hizmeti farklı seviyelerde verilir, bir web hosting hesabında 10 ile 50 arasında mail hesabı açılması ezilmelidir aynı zamanda mail hesaplarının 10 MB- 100 MB ve 1 GB gibi kotaları ile günlük sınırlı gönderim limitleri bulunur.
Kurumsal mail için yapılandırılan hosting hizmetlerinde tüm bu rakamlar çok daha yüksektir ve özellik açısından çok daha işlevseldir. Kurumsal bir elektronik posta adresine sahip olmak için öncelikle bir domaine sahip olmak gerekir.
Alan adı kaydının yapılmasının ardından bir e-posta hosting sağlayıcısı seçilmeli. Daha sonra e posta hizmetleri kolaylıkla kurulabilir, kurulmasının ardından kurumsal e-posta adreslerini yapılandırma işlemi gerçekleştirilir.
Bu aşamada dikkat edilmesi gereken;
Diğer bir ismi ile mail okuyucusu olan programlar sayesinde kurumsal e-posta istemcisi mail trafiğini çok daha profesyonel ve hızlı şekilde yönetmeye imkansız kaldır.
Dünya genelinde en popüler olan istemciler Mac mail ile thunderbird olarak gösterilmektedir. Her iki istemciyi kullanılan cihazların temel özelliklerine göre kullanmak mümkündür.
Her ne kadar isimleri farklı olsa da tüm e-posta istemcileri birbirine benzeyen şekilde kurulur.
Sıralanan tüm bu işlemlerde kullanılacak olan giden ve gelen posta sunucusu port bilgilerini hosting şirketinden kolaylıkla öğrenmek mümkündür. Kurumsal e-posta adresi üzerinden hedef kitlesini başarılı şekilde erişim sağlayabilmek için dikkat edilmesi gereken konular vardır;
Kurumsal mail hizmeti önem verdiğimiz konular içerisinde yer alır, hizmetin sağlandığı sonuçları birlikte çalıştığımız işletme ve firmalara özel olarak optimize ediyoruz.
Aynı zamanda mail hizmetine ayrılan yüksek disk kapasiteleri, 7/24 mail trafiği izlemesi, spam filtreleri ile kesintisiz ve sorunsuz bir hizmet sağlıyoruz.
